Преглед организације може се састојати од анализе ваших пословних функција, структуре запосленика, оперативних процеса или њихове комбинације. За власнике малих предузећа, ефикасан организациони преглед укључује испитивање структуре и перформанси ваших одељења или функционалних области и преглед запослених у свакој области.
Испитајте функционалну структуру предузећа
Да бисте започели преглед организације, одредите коју врсту организационе структуре имате. Многа мала предузећа почињу са равном структуром, која се састоји од власника и неколико кључних запосленика који раде заједно како би управљали производњом, маркетингом, продајом, финансијским и људским ресурсима компаније. Нема менаџера, а власник доноси све или већину важних одлука. Ова структура нема слојеве запослених, као што су директори, менаџери и координатори. Функционална структура дијели вашу организацију по задатку, као што су рачуноводство, ХР, производња, маркетинг и продаја. Компаније са овом структуром креирају одељења са посвећеним менаџерима и хијерархијом запослених. Да би надгледала ова одељења и њихове руководиоце, предузећа би могла да створе “Ц-Суите”, који се састоји од менаџмент тима са главним извршним службеником, главним оперативним службеником и главним финансијским службеником. Веће компаније имају сложеније структуре, укључујући матрицу и дивизијске организације, за управљање многим запосленима, одељењима, одељењима, па чак и различитим компанијама које послују под окриљем корпорације.
Испитајте своју организациону карту
Једном када одредите врсту организационе структуре коју имате, погледајте ваш организациони графикон, који је дијаграм ваших позиција запослених који показују ко ради, ко ради за кога и „тотемски пол“ вашег пословања. Упоредите орг графикон са организационом структуром да бисте утврдили да ли се ваше позиције ефикасно усклађују са различитим функцијама које су вам потребне. На пример: Да ли се ваши продавци пријављују менаџеру маркетинга или обрнуто, и које користи / проблеми стварају? Да ли ваш менаџер производње надгледа вашег менаџера за дистрибуцију или раде самостално?
Анализирајте процесе и процедуре
Сада када сте испитали ваше функционалне области и запослене у њима, процените процесе и процедуре које ваше предузеће користи да производе и услуге од концепта до испоруке.Испитајте не само процесе које свако одељење користи да би обавили свој посао, већ и интеракцију између одељења. На пример, да ли имате беспрекоран систем за продаваче који улазе у наруџбине, ваше рачуноводствено одељење, затим извршавају кредитне чекове и одобравају нове клијенте, ваше налоге за попуњавање складишта и отпрему и ваше рачуноводствено одељење шаље фактуре?
Прегледајте финансије
Ако немате главни буџет, направите га да бисте утврдили утицај ваших операција на вашу доњу линију. Главни буџет је финансијски алат који интегрише ваш годишњи буџет, главну књигу, извештаје о новчаном току, извештаје о добити и губитку, извештаје о билансу стања и потраживања. Наведите главне области трошкова, као што су рад, материјали, администрација или маркетинг. Утврдите да ли их можете смањити кроз побољшану организациону структуру или прерасподјелу особља, или боље процесе и процедуре. Поредајте изворе прихода и профитне центре и утврдите да ли организационе или кадровске промене могу побољшати перформансе у овим областима.
Направите препоруке
Након што сте анализирали вашу пословну структуру, органиграм, процесе и процедуре, наведите области за побољшање и дајте предлоге. Састаните се са сваким шефом одељења појединачно да бисте прегледали своје налазе. Користећи повратне информације од стране менаџера, одржите групни састанак ваших менаџера како бисте разговарали о вашим налазима и затражили њихов допринос. Реците им своје циљеве, као што су смањење трошкова или трошкова производње, смањење отпада, повећање продаје или смањење времена испоруке, повратка или жалби корисника. Користите повратне информације тима за креирање коначног извјештаја и препорука.
