Корпорације, организације или универзитети који желе да одржавају редовне телеконференције морају имати инсталиран одговарајући хардвер да би се сваки пут очекивао број учесника. Приликом куповине или изнајмљивања потребног хардвера, такође ћете морати да обезбедите одговарајући софтвер и пратеће лиценце да би хардвер за телеконференције исправно функционисао. Интерно особље за информационе технологије (ИТ) може руковати потребним поставкама. Организације које немају ИТ особље могу да запосле консултанта за помоћ у постављању.
Сервер / процесор
Свако поуздано постављање телеконференција прво треба један или више поузданих сервера високих перформанси. ЦПУ би требао бити брз, већи од 3 МГхз, са РАМ-ом од најмање 1ГБ и најмање 100МБ Етхернет интерфејса, који би требао бити у могућности да прими 50 до 100 позива. Ако ћете позвати учеснике са више локација, као што су њихове удаљене канцеларије, њихови сопствени сервери или телефонска опрема могу да реше свој крај телеконференције. Међутим, ако постављате могућности телеконференције на више корпоративних локација или универзитетских кампуса, можда желите да имате поуздане сервере инсталиране на свим локацијама на којима ћете имати људе који су укључени у конференцију. Ови сервери не морају нужно да буду велики као главни уред или кампус који одржава телеконференцију, осим ако не буде велик број учесника на свакој локацији.
Интернет конекција
Да бисте ефикасно покренули или учествовали у телеконференцијама, потребна вам је интернетска веза велике брзине од најмање 10Мбпс за сваких 50 особа које очекујете да ће учествовати у одређеном позиву. Велике компаније, универзитети или организације могу то постићи својим властитим ЛАН-ом велике брзине; међутим, највећи буџетски освијештен начин да се то постигне за већину организација је да се закупи сервер који ће управљати овом везом путем колокације.
Воице-Овер-ИП Хардваре
Најуспјешније телеконференције можете угостити путем гласовне везе (ВоИП), што се постиже помоћу кућице ВоИП сервера. Овај хардвер је доступан или од вашег провајдера Интернета или од вашег оператера технологије хардвера. Није пресудно да свако ко зове на телеконференцију има свој ВоИП хардвер на својим сајтовима. Опет, мораћете да имате ВоИП хардвер и софтвер инсталиране на свим кампусима корпорације или универзитета ако се успостави телеконференција за мултилокацијску организацију са много учесника на сваком сајту.
Компоненте звучног система
У зависности од подешавања ваше телеконференције, можда ће вам бити потребан неки звучни систем са звучницима. Ако радите телеконференцију са групама људи на различитим местима где ће више људи бити у свакој соби, мораћете да имате звучни систем за свако место тако да сви учесници могу да чују. Ефикасан звучни систем за телеконференцију ће укључивати МИДИ порт са синтесајзером који контролише МИДИ, дигитални и аналогни аудио улази, нискошумни аудио миксер (софтверски контролисан) и звучници.
Слушалице (опционално)
За телеконференције у којима се сваки учесник налази на посебној локацији на свом компјутеру, сваки учесник који ће допринијети конференцији ће требати слушалице са уграђеним микрофоном и муте способности да блокирају буку све док нетко не буде спреман за говор. За учеснике који само слушају телеконференцију, стандардне слушалице ће то учинити.
