Бити практичан са својим послом је добра ствар, али то се не односи увијек на сваку фазу операција. Унос података је један од кључних аспеката пословања гдје је прелазак на аутоматске процесе готово увијек бољи. У веома малим предузећима где је власник главни оператер, још увек има смисла да све уносе податке ручно, иако надоградња на аутоматски систем може да омогући глатко функционисање. За компаније са више од једног или два запослена, такође може имати финансијског смисла да се удаљи од ручног уноса података што је пре могуће.
Недостатак: Људска грешка
Покушајмо колико год можемо, људска бића су склонија грешкама од компјутера. Док компјутерски систем има повремене сметње, он генерално бележи податке и организује их на прецизнији начин него људска бића, уз мању потребу за провјером грешака. Ручна обрада података захтева много више очију за проверу и двоструку проверу података за тачност.
Недостатак: Брзина
Потребно је доста времена за ручни унос података. Машине и рачунари су обично бржи од људи, што запосленима омогућава да се фокусирају на друге ствари. Уместо да куцате бројеве током целог дана, ваши запослени би могли трошити више времена на преглед инвентара, креирање дијаграма или израду пројекција за будући раст.
Недостатак: трошкови рада
Много је новца потребно платити људима да ручно уносе податке, а предузетнике и друге запослене држи да улажу више времена у свој највећи допринос визији и мисији компаније. Посао многих сада може да заврши једна особа, што значи да вам је потребно мање запослених за унос података, или можете користити своје запослене у областима које боље ангажују њихове поклоне како би убрзали раст предузећа.
Предност: Трошкови система
Ручни унос података не захтијева скупе системе, стројеве и програме. Власници малих бизниса немају увек велики почетни фонд када покрећу операције и не раде. Систем ручне обраде омогућава предузећу да уђе у игру без потребе да улаже много драгоценог капитала у рачунаре, машине и методе рачунарске обраде.
Предност: Једноставност за мале старт-упове
Неки предузетници имају добар осећај како да прате податке на папиру користећи главне књиге, али нису тако комфорни са рачунарским системима. У време када сте вероватно учили много ствари одједном, како би ваше пословање ишло, можда би било боље да привремено одложите учење система за унос података. Докле год ручно водите тачне записе, можете сачекати да истражите ту опцију све док остатак ваших дневних операција није рутински.
Предност: Повећан надзор
Када ручно водите евиденцију, имате контролу над категоријама у које је сваки појединачни број смештен. Ако ваше пословање има јединствене потребе које чине да се продаја или трендови тешко прате на аутоматизован начин, можда ћете морати ручно да пратите ове бројеве.На пример, агенције за социјалне услуге које бележе промене у породичној динамици или ослобађање од емоционалне невоље могу да пронађу ручне методе обраде података да би биле прецизније од аутоматских метода.
Прелазак са ручног на савремени унос података
Иако је ручни унос података понекад најлакши са веома малим бизнисом и омогућава мање трошкове за покретање лопте, како посао расте, тако и његове методе. Када будете спремни за прелазак са ручног уноса података на нешто софистицираније, можда ћете гледати у програме као што су Куицкен, КуицкБоокс или бесплатни програм ЗипБоокс. Сваки програм за табеларне прорачуне може вам помоћи да категоришете друге мере, као што су стопе успешности програма, трендови запослених или промене у динамици и пројекцијама на лако разумљиве начине. Мудро је ући у неколико мјесеци или година прошлих података тако да можете видјети трендове у новим бројевима како их уносите. Када сте у недоумици, консултујте рачуновођу или специјалисте за унос података за једнократну помоћ или као редовни подршка у одржавању тачних података за ваше пословање.
