Екстерна комуникација је начин на који компанија или организација комуницира са онима изван организационе структуре. Ово се креће од купаца и клијената, до провајдера комуналних услуга и пословних партнера, до ентитета за прикупљање средстава и, у суштини, са свима који нису на платном списку предузећа. Добра спољна комуникација је једнако важна као и добра интерна комуникација, тако да је потребно посветити посебну пажњу осигуравању да они изван компаније добију исту бригу и поштовање као и они унутар компаније.
Прикупите вањске повратне информације. Повратне информације се односе на извјештаје које су компанији дали сви вањски извори који износе предности и слабости у вашој способности за пружање услуга и производа. Без обзира на то да ли клијенти позивају да се жале, или ако клијентима нудите анкете које оцењују вашу изведбу или користе неки други метод, повратне информације ће указати на недостатке у вашим способностима комуникације.
Обратите се на проблеме са спољном комуникацијом које сте пронашли. Можда ћете приметити да клијенти осећају да их се не третира са поштовањем, или да су им представљени представници компаније. Можда ћете приметити да ваша услуга е-поште погрешно означава е-пошту од клијената као спам, тако да захтеви и питања нису примљени. Постоје стотине потенцијалних вањских комуникацијских проблема. Када откријете тачно шта узрокује погрешну комуникацију, можете наставити.
Направите решење за проблеме спољашње комуникације. На пример, ако клијенти известе да представници користе превише техничког жаргона, онда обучите представнике да разреше ствари тако једноставно колико је потребно. Ако ваши клијенти пријављују да ваш телефонски сервис не ради, онда га поправите и подесите да буде што лакши за навигацију. Ако клијенти на мрежи желе више информација, ажурирајте своју веб локацију и можда им понудите начин праћења наруџби или добијања тренутне помоћи од представника. Какво год да је решење, требало би да адресира забринутост и представи исправну исправку.
Прикупите повратне информације о решењу за ваш проблем са спољном комуникацијом. Потребно је да добијете осећања оних који су погођени решењем да бисте видели да ли је то решило или не, и за запослене у вашој компанији и за спољне представнике који учествују у процесу спољне комуникације.
