Писмо пословног захтјева може бити дјелотворан начин за тражење плаћања, тражење цитата или процјена или тражење информација. Професионално писана писма су специфична, детаљна и тачна. Они такође пружају све информације које прималац треба да испуни захтев благовремено и тачно.
Користите професионално обликовање и језик
Писмо пословног захтјева треба бити написано на меморандуму компаније и доћи од особе или одјела који је поднио захтјев. На пример, писмо потенцијалном кандидату за посао који тражи додатне информације треба да долази од менаџера за људске ресурсе или менаџера за запошљавање, док писмо захтева за узорцима производа треба да долази од супервизора одељења набавке. Пратите традиционално форматирање пословних писама и користите формални језик да бисте пренијели професионални имиџ. На примјер, “Драга госпођице Смитх.”
Доћи до тачке
Напишите увод који говори читаоцу шта вам је потребно одмах. На примјер, "Ваш рачун је протекао 90 дана и захтијева хитну акцију", или, "Ваш животопис је импресиван и желио бих видјети препоруке као и ваше транскрипте факултета." сувишне информације да бисте дошли до ваше тачке.
Бити јединствен
Наведите све информације које прималац треба да испуни ваш захтев, као што су референца наруџбенице или бројеви рачуна или копије уговора или правила. Референтне прилоге или прилоге у тексту вашег писма. На пример: „Као што ћете видети у приложеној копији нашег оригиналног уговора, испорука производа заказана је за први понедељак сваког месеца. Ово је захтев да се тај датум промени на трећи понедељак сваког месеца."
Пошаљите ваш захтев
Детаљно прецизирајте шта желите да се деси, тако да нема места за неразумевање од стране примаоца. На пример, "Ваша фактура мора бити уплаћена у целости до 15. јуна 2015. или ћемо бити приморани да прекинемо вашу услугу." Олакшајте усклађивање тако што ћете приложити коверту са само-адресираним отиском, везу на страницу са опцијама плаћања на страници компаније, налепницу за слање поште или вашу пуну адресу.
Емаил Рекуест Леттерс
Исти основни приступ важи и за е-пошту као и за редовна писма, али постоји неколико разлика. Користите логотип ваше компаније и електронски потпис и одржавајте све остале формалности у писању пословних писама. Такође, затражите повратницу да бисте проверили да ли је прималац примио вашу преписку.
Водити евиденцију
Одштампајте копију Ваших писама са захтевом за своју референцу. Ово је посебно важно ако пишете збирна писма. У случају да дуг мора бити предат агенцији за наплату или адвокату, имат ћете папирни траг у којем ће бити назначено шта сте учинили како бисте подигли дуг до данас.
