Рецепција зграде је информациони центар за све његове операције. То није само мјесто за пријаву на заказани састанак, већ може постати витално у хитним случајевима. Током хитне ситуације, рецепционар добија релевантне информације о ситуацији и дистрибуира те информације свом одговарајућем примаоцу, што доводи до брзог и правилног закључка инцидента.
Препаратионс
На почетку хитне ситуације, рецепционер постаје командант инцидента, а његов стол постаје командни центар за инцидент. Да би правилно функционисали у хитним процедурама, сви ваши основни алати би требали бити у близини. Повремено тестирајте свој телефон, систем пејџинга и радио како бисте били сигурни да сви исправно функционишу. Инвентарирајте своје хитне потрепштине, као што је прибор за прву помоћ, АЕД, боцу са кисеоником, батеријске лампе и ћебад. Уверите се да имате при руци адекватне залихе папира за писање, оловака и оловака. Требало би бити доступно упутство за поступке у хитним случајевима, као и контролни листови за брзу референцу за употребу током инцидента.
Приоритети
Једном када се изнесе хитна ситуација, одредите приоритете онога што јесте и што није тренутни проблем који треба решити. На примјер, можете примити телефонски позив од запосленика који од службеника сигурности тражи да је отпрати до свог аутомобила. Ваш одговор треба да буде у складу са: "Безбедност је укључена у хитну ситуацију у овом тренутку и није у стању да вам помогне. Било би боље да замолите неког од сарадника да вас прати."
Хитне процедуре
Одмах отворите приручник за хитне поступке у одговарајућем одељку и наведите га кад год нисте потпуно сигурни шта да радите. Пратите своје писане процедуре редоследом којим су наведене, и покушајте да останете мирни. То помаже да смањите шансе за било какве грешке са ваше стране.
Пратите све приоритетне комуникације и помажете у преношењу важног радио промета одговарајућим особама. Спремите се да обавестите полицију или ватрогасце.
Наставите са праћењем улаза и излаза у свој објекат, омогућујући бољу контролу приступа током ванредне ситуације. То се може урадити кроз гледање улазних тачака са видео надзором, као и проверу лица за идентификацију приликом уласка и изласка. Останите у току са својим дневником о посетиоцима, проверавајући појединце по потреби.
Обратите пажњу на вашу непосредну рецепцију, тражећи било какве сумњиве особе или предмете. Одмах пријавите све што је уобичајено.
Када стигну полицајци и ватрогасци, помогните им тако што ћете на вашем столу чекати пратњу која ће их упутити на мјесто несреће. Ако пратња није доступна, дајте им поједностављену мапу за упутства. Ако је потребно, будите спремни да помогнете властима у поступцима евакуације.
Након инцидента, обавезно попуните сву потребну документацију. Ово помаже компанији са питањима одговорности и побољшању будућих хитних процедура.
