Сваки бизнис мора имати метод евидентирања, организовања и анализе финансијских података који произилазе из свакодневних пословних трансакција. У многим случајевима, предузећа и корпорације морају се придржавати Опште прихваћених рачуноводствених принципа који захтијевају посебан систем књиговодства и рачуноводства. Мањим предузећима су, међутим, такође потребни основни елементи књиговодства како би се припремили за порезе и пратили зараду. Књиговодствени системи се могу поставити ручно - користећи физичке књиге - или коришћењем програма рачуноводственог софтвера за организовање и одржавање информација.
Часописи
У књиговодственом систему, часописи су прво место на којем можете потражити потпуне информације о трансакцији. Општи дневник, који користе многе фирме које користе рачуноводствени систем са двоструким уносом, евидентира износе задужења и кредита за сваки рачун како се трансакције одвијају. Такође може да садржи кратак опис трансакције. Неке фирме могу имати специјализоване часописе, сваки за снимање одређене врсте трансакција. На пример, можете имати часопис за исплату готовине и новчани примитак, који евидентира положене и написане чекове и готовину која је потрошена и положена.Остали часописи укључују часопис о платним списковима, дневнике који се плаћају и рачуне потраживања.
Ледгерс
Књиговодствене књиге групних трансакција према рачуну и ефектима које има на пословање. Категорије у књизи могу укључивати средства, обавезе, трошкове и приходе. Свака категорија садржи секције за сваку од тих врста рачуна (нпр. Рачуне трошкова). Периодично, трансакције из пословних часописа се објављују или евидентирају у књигама. Основни систем главне књиге има збирку "Т-рачуна", од којих сваки има два ступца, сваки за дебите и кредите. Међутим, системи књига са три или четири колоне могу се користити за снимање других информација, као што је текуће стање рачуна.
Ворксхеетс
Радни листови дају књиговођи или књиговођи начин да анализирају податке и тестирају тачност рачуноводствених књига, часописа и других записа који се користе за припрему финансијских извјештаја. Један такав радни лист, пробна биланца, наводи стања свих рачуна у књизи, евидентира подешавања уноса на рачуне и затвара све привремене рачуне. Када је "избалансирано", дуговања морају бити једнака кредитима, у супротном књига садржи грешку која се мора исправити. Остали радни листови укључују радне листове за анализу и усклађивање. Радни листови за анализу анализирају стање одређеног рачуна. Радни листови усклађивања усклађују разлике између два или више познатих износа, као што је износ готовине који сте евидентирали на рачуну главне књиге и износ који показује банковни извод.
Финансијски извештаји
Финансијски извештаји саопштавају важне информације о финансијској ситуацији компаније спољним странама. Већина књиговодствених система користи четири главна финансијска извјештаја. Биланс стања даје слику финансијског положаја компаније за одређени датум, наводећи детаље о његовој имовини, обавезама и власничком капиталу. Сврха извјештаја о приходу је приказати нето добит предузећа за одређени период. Извештаји о новчаном току показују повећање и смањење готовине у периоду који се односи на пословање, инвестиције и финансијске активности предузећа. Коначно, у извјештају о дионичарском или власничком капиталу наводи се промјена задржане добити компаније, наводећи ставке као што су нето приход за годину и дивиденде исплаћене дионичарима.
