Креирање пописа ствари у канцеларији може бити важно у случају крађе, пожара или природне катастрофе. Без листе, морат ћете се ослонити на своју меморију да бисте објаснили садржај канцеларије. Копију списка треба чувати ван локације и ажурирати како се купује или уклања канцеларијски намештај и опрема. Опционо, можете допунити попис инвентара цртежима или фотографијама које показују локацију кључних објеката у свакој соби.
Фурнитуре анд Аццессориес
Списак канцеларијског намештаја и прибора за собе укључује столове, столице, лампе, канте за смеће, ормаре за фајлове, па чак и третмане прозора. Не треба занемарити украсне предмете, као што су слике или слике, зидни комади, биљке, украсне фигурице и огледала. Проверите полице које чине библиотеку. Неке референтне књиге могу бити релативно скупе и њихова вриједност треба бити забиљежена.
Цомпутер Системс
Срце већине канцеларија данас је један или више компјутерских система. Системи се састоје од главног кућишта рачунара (ЦПУ), монитора, штампача, скенера, звучника, тастатура, мишева и свих повезаних каблова за повезивање. Снимите све преносиве рачунаре. Додатне ставке укључују непрекидне резервне батерије и системе за видео-пројекцију. Канцеларијски инвентар који такође наводи куповну цену и датум куповине сваке ставке, било да се ради о намештају или компјутерима, омогућава да се листа користи за одређивање количине покривености која је потребна за осигурање садржаја канцеларије. Евидентирање куповне цене и датума је такође корисно када се попуњавају пријаве пореза на доходак, пошто се рачунари и друга канцеларијска опрема могу амортизовати током неколико година, а њихова куповна цена и датум су потребни у овом израчуну. Укључите и компјутерски софтвер на листу.
Комуникациона опрема
Канцеларије обично користе електронску опрему за комуникацију, поред е-поште преко рачунара. Канцеларијски инвентар треба да садржи копирне и факс машине, телефоне, апарате за диктирање и интерфоне. Широкопојасни модеми и рутери се користе за повезивање рачунара и ВоИП (Воице Овер Интернет Протоцол) са комуникационим услугама. Имати листу која садржи серијске бројеве свих електронских и рачунарских уређаја биће драгоцена у случају крађе.
Залихе
„Снабдевање“ канцеларије се сматра ставкама које се троше у току пословања и морају се периодично допуњавати. У овој категорији су папири за копирне машине и штампаче, бележнице и папир за нотебоок, обложене подлоге, датумске књиге и календари, мастило и тонер за штампаче и факс машине, оловке и оловке, маркери, спајалице, кесе за смеће, коверте и слично. Шетња кроз продавницу канцеларијског материјала или брзи преглед вашег ормара ће вас подсетити на додатне ставке типа понуде. Доступни су софтверски програми који помажу у управљању и праћењу канцеларијског инвентара и могу дати упозорења када се потрошни материјал испразни и треба их преуредити.
