Како планирати конференцијски позив. У корпоративном свету, састанци су витални део комуникације. Један од начина за одржавање састанака на којима учесници могу бити у различитим уредима, или чак у различитим дијеловима свијета, је заказивање конференцијског позива. Иако конференцијски позиви могу бити згодан начин комуникације, потребно је неколико корака које треба подузети да бисте успјешно планирали. Пратите ове савете да бисте планирали конференцијски позив.
Одлучите се за датум и време конференцијског позива. При планирању времена водите рачуна о свим учесницима који живе у различитим временским зонама.Не желите да планирате конференцијски позив неко вријеме прије или након што ваше колеге обично буду у уреду.
Одредите број конференцијског позива из конференцијског центра своје компаније или контактирајте мрежног провајдера који омогућава конференцијске позиве. То често подразумева постављање и плаћање и плаћање мале накнаде, али то је погодна опција ако ваша компанија не нуди услуге конференција.
Припремите захтев за састанак са детаљима о датуму, времену и предложеној теми. Ово би требало послати путем е-маила учесницима конференцијског позива неколико седмица прије времена како би им се дало довољно времена да прихвате ваш конференцијски позив. Обавезно укључите специфична упутства за бирање и све ПИН бројеве које ће учесници морати да приступе позиву.
Направите дневни ред за конференцијски позив. Ваш дневни ред треба да покрије оно што желите да конференцијски позив постигне, који ће резултати бити потребни након позива и који ће учесници бити одговорни за наредне кораке.
Пошаљите дневни ред и све додатне информације које ће учесници морати да размотре неколико дана пре позива. Можете укључити прорачунске таблице или извештаје који садрже позадину теме коју желите да адресирате.
Пратите особно са било којим учесником којег нисте добили потврду од дана прије конференцијског позива. Телефонски позив је најбољи у овом случају, будући да учесник можда није примио вашу е-пошту са захтјевом за састанак.
