Системи подношења и класификације спадају у три главне врсте: абецедни, нумерички и алфанумерички. Сваки од ових типова система за архивирање има предности и недостатке, у зависности од података који се подносе и класификују. Поред тога, сваки тип система архивирања можете поделити у подгрупе. Ефикасан систем класификације података користи најлогичнији, практичнији и флексибилнији систем за укључене информације.
Алпхабетицал Топицал Филинг Системс
Абецедни топикални системи класификују информације према теми, а затим абецедним редоследом уносе ознаке тема. Сродне теме се не држе заједно у овом систему. Обично је овај тип система најбољи када се ради о малим количинама информација. Овакав систем подношења и класификације понекад се назива и системом "речника". Када се уносе лична имена, презимена се користе као примарни сортер, при чему се имена користе само у случају идентичних презимена.
Алпхабетицал Енцицлопедиа Филинг Системс
У "енциклопедијском" систему архивирања и класификације, информације се прво разлажу по општој категорији, при чему се подкатегорије постављају по абецедном реду. Овај тип система архивирања је посебно користан за руковање великим количинама информација, јер корисници система не морају да имају на уму име одређеног фајла да би га пронашли. Уместо тога, они могу да почну да траже општу категорију и претражују унутар ње да би пронашли одређену датотеку која им је потребна.
Алпхабетицал Геограпхиц Филинг Системс
Подскуп система за архивирање и класификацију енциклопедија је абецедни географски систем архивирања. У географском систему, главне категорије су рашчлањене по локацијама. Можете користити било коју величину или врсту локације, од земаља до градова до теренских уреда. Корисници овог типа система почињу одабиром географског подручја релевантног за њихово претраживање, а затим претражују по абецедном реду унутар те теме како би пронашли специфичне информације које траже.
Страигхт Нумериц Филинг Системс
Директни нумерички системи за класификацију и класификацију су веома једноставни за употребу, јер обично почињу са бројем један и означавају сваки фајл следећим бројем. Међутим, употреба овог типа система је ограничена, јер често захтева индекс који корисницима помаже да пронађу датотеке које траже, а датотеке високих активности могу постати загушене око исте нумеричке области.
Дуплек Нумериц Филинг Системс
У дуплекс нумеричким филинг системима, датотекама се дају нумеричке ознаке са укљученим неколико скупова бројева. Овај тип система архивирања може да обради велике количине података. Различити скупови бројева могу одговарати главним категоријама и поткатегорија, паралелно са енциклопедијским системом подношења и класификације. Један недостатак таквог система је тај да је потребан индекс да би се разумело на шта се свака група бројева односи. Врло познат тип дуплекс нумеричког система је Девеи Децимални систем, који већина библиотека користи за каталогизацију својих колекција.
Цхронологицал Филинг Системс
Друга подкатегорија нумеричких система архивирања су хронолошки системи у којима су фајлови распоређени по датуму. Обично се датотеке прво групишу по годинама, затим по месецима, а затим по дану. Датотеке кореспонденције, као што су листе е-поште, обично су организоване на овај начин, са најновијим подацима који су први наведени.
Алпханумериц Филинг Системс
У алфанумеричким системима архивирања, информације се класификују по категоријама у енциклопедијском систему, али користе и слова и бројеве за означавање категорија. Употреба и слова и бројева дозвољава много веће поље категорија него употреба бројева. Према томе, систем архивирања и класификације Конгресне библиотеке, који је алфанумерички, дозвољава већи број категорија него Девеи Децимални систем, који је ограничен на десет главних категорија.
