Када су бизниси први пут почели да користе компјутере у великом броју, стручњаци су најавили долазак „друштва без папира“. Рачунарска револуција још увек има начина да испуни то обећање. Ипак, традиционално папирни процеси - и пословни и лични - настављају да прелазе на компјутеризоване форме, и то из веома добрих разлога.
Документи
Рачунар је донио велику једноставност и флексибилност при креирању и уређивању докумената. За разлику од писаће машине, компјутеризовани програми за обраду текста нуде готово неограничен избор стилова, типова и формата докумената. Грешке у куцању могу се лако исправити на екрану без потребе за корекционом течношћу или корекционом траком. Цели блокови текста могу се лако копирати из једног документа у други без потребе за било каквим преписивањем. Фотографије и друге графике могу бити укључене у документ уз врло мало труда.
Схаринг
Дељење докумената са компјутеризованим системом је једноставно. Нема потребе за прављењем физичких копија документа, а затим их послати поштом или факсом примаоцима. Документ који се налази у компјутеризованом систему може се поделити са било ким ко има приступ том систему једноставно тако што ће приказати документ на свом рачунару. Документи се могу дијелити изван компаније једноставним додавањем документа е-пошти која је послана примаоцу.
Филинг
Сврха подношења није само чување докумената, већ и њихово лако приступање. Рачунар у овоме одликује на начин који једноставни ормар за архивирање никада није могао. Документи поднесени у компјутеризованом систему аутоматски се индексирају системом за контролу датотека на рачунару. Ови индекси се аутоматски ажурирају и одржавају од стране система без обзира колико често се документ може преместити или уредити. Документи се чак могу лоцирати тако што рачунало претражује велики број докумената за одређене ријечи или фразе. Поред тога, компјутеризовани системи архивирања могу да складиште огроман број докумената у малом делу простора потребног физичким кабинетима за архивирање.
Функционалност
Далеко од тога да је то само електронска репрезентација статичког папирног документа, електронски документ може постати истински интерактивни ентитет. Електронска верзија обрасца за попуњавање, на пример, може дозволити унос података директно у документ са провером и верификацијом грешака у реалном времену. Прорачуни и функционалност могу бити уграђени директно у документ. На пример, постојећи купац може бити наведен на електронском документу тако што ће документ користити датотеку базе података корисника клијента да би кориснику омогућио да једноставно изабере име клијента са листе свих корисника у датотеци. Логика уграђена у документ тада ће аутоматски пренијети информације о клијенту у документ, укључујући адресе, бројеве клијената или било које друге жељене податке.
Сигурност
Физичка безбедност досијеа компаније је од највеће важности. Фајлови морају бити осигурани од физичког оштећења или уништења. Приступ датотекама од стране неовлашћеног особља такође мора бити спречен. Компјутеризовани систем архивирања поједностављује ове задатке. Копије компјутеризованих датотека могу се лако креирати и похранити на различитим локацијама, како на више компјутерских платформи унутар мреже, тако и на преносивим медијима података за физичко складиштење изван мјеста. Датотеке у компјутерском систему такође могу бити шифроване да би их учиниле нечитљивима онима који немају дозволу за преглед датотека.
