Представљање лицем у лице је једноставно, јер постоји конвенција коју треба усвојити. Непрестано ћеш се руковати са својим новим познаником и рећи јој своје име. Доступност путем е-поште је тежа. Који је одговарајући поздрав? Колико би требало да будете формални? Као и код сваке пословне комуникације, постоје одређена правила која треба да поштујете како би ваша порука била професионална.
Обратите се линији субјекта
Пошто се ваша порука можда такмичи са 500 других корисника у пријемном поштанском сандучету, мораћете да направите линију предмета која ће охрабрити примаоца да отвори вашу е-пошту. Спомените да вас је неко упутио - „Џенифер Вилијамс је предложила да вас контактирам“ - јер познавање може подстаћи ваше изгледе да кликну. Или можете поменути сврху ваше е-поште. „Упит о својим угоститељским услугама“ треба да привуче примаоца да кликне. Држите линију теме испод 30 знакова тако да је читљива на паметном телефону.
Користите формални поздрав
Е-пошта је препозната као мање формална метода комуникације од пословних писама и можда ћете бити у искушењу да се неформално обратите приматељу, на примјер, "Здраво Давид". То је у реду ако познајете особу или он ради у неформалној индустрији, али није прикладно ако некоме шаљете е-пошту у конзервативној индустрији као што су финансије или влада. Ако сте у недоумици, "Драги господине Маттерсон," или једноставно "Мр. Маттерсон ће радити сасвим добро.
Представи се
Наведите своје име, назив посла и друге детаље који ће бити релевантни за примаоца. Ово је ваша прилика да успоставите људску везу са примаоцем, на пример, помињањем школе, радног места или индустрије коју имате заједничко. На пример, можете написати: „Моје име је Сониа Јиндал. Ја сам колега с УЦЛА који ради у графичком дизајну. “Спомињање заједничког познанства је плус јер је прималац можда пријемчивији ако вас је упутио неко кога познаје и коме вјерује.
Објасните шта желите
Објасните зашто пишете. Држите поруку јасном и концизном да бисте избегли неспоразуме. "Радим за АБЦ компанију и волео бих да вам кажем о догађају који покрећемо" је бољи од "Узбудљиве вести о нашем новом догађају!" Укључите јасан позив на акцију тако што ћете обавестити примаоца шта желите да се деси следећи. Да бисте заказали накнадни позив, напримјер, можете написати: „Жељела бих да закажем позив за даљњу расправу о том питању, јер постоји велики потенцијал за нас да сарађујемо. Да ли ће понедељак поподне радити за вас?"
Заврши са захвалношћу
Хвала примаоцу на њено време и пажњу. Е-поруке које завршавају захвалношћу примају 36% повећање просечних стопа одговора. Добре опције укључују “хвала унапријед”, “хвала вам пуно за ваше вријеме”, или једноставно “хвала”. Одјавите се са својим именом и контакт подацима.
Немојте заборавити на уређивање
Обавезно проверите е-пошту пре слања. Имате само једну шансу да направите први утисак, а правописне грешке би вас могле учинити непрофесионалним. Побрините се да ваша граматика буде добро видљива и да користите потпуне реченице и формално писање, умјесто да користите скраћенице и изразе које можете користити с пријатељима, али не и са шефом.
То вам може помоћи да одштампате писмо и прочитате га наглас и ако имате било кога, замолите пријатеља или рођака да прочита оно што сте написали.
