Ако радите у бизнису до пословног простора, шансе су да ћете у неком тренутку морати развити пословни приједлог или писмо приједлога. Ово је документ који се користи да понуди производе или услуге ваше организације перспективи на основу дефинисаних параметара као што су обим, трошак, временски оквир и буџет.
Који је приједлог пројекта? Такође познат као пословни предлог или писмо предлога, овај документ обично има специфичан формат са одређеним захтевима који се разликују у зависности од ваше индустрије. Међутим, главни циљ писма приједлога је увијек да се докаже перспективи како ваше пословање може помоћи у рјешавању проблема с којима се суочавају.
Шта је предлог писма?
Писма за предлоге могу бити поднесена од стране предузећа или могу бити непожељна. Набавка може бити једноставна као проспект који тражи приједлог након позива за продају или је формални процес који се зове РФП, или захтјев за приједлог. Овај процес обично укључује вишеструке организације које шаљу конкурентне предлоге за добијање посла за проспекте. На основу индустрије и врсте РФП-а, предлог ће морати да покрије специфичне захтјеве који су наведени у перспективи.
Када се ради о нежељеним приједлозима или неформалним захтјевима, не постоје формалне смјернице које требате слиједити. Међутим, важно је израдити документ који ће одговорити на питања која би ваша перспектива могла имати на јасан и концизан начин. Иако у тим случајевима можда не постоје никакви формални захтјеви, ипак је од виталног значаја слиједити логичну структуру и покривати критичне аспекте вашег пословања и како она рјешава проблеме с којима се суочава проспект.
Пословни приједлог или писмо приједлога треба садржавати сљедеће критерије, без обзира на индустрију и процес:
- Пропратно писмо
- Насловна страна
- Преглед садржаја
- Резиме
- Преглед проблема са којим се суочава перспектива
- Циљеви или циљеви предлога
- Шта чини вашу организацију квалификованом да ријеши проблем
- Опсег, укључујући цену и временски рок
- Позив на акцију
- Контакт информације
Спроведите истраживање пре него што почнете са предлогом
Пре него што почнете да куцате, важно је да прикупите све релевантне информације на једном месту. Покушајте сазнати ко ће читати приједлог и да ли је он доноситељ одлуке. Прилагодите свој приједлог својој публици, осигуравајући да пружите све информације за које ће тражити.
Сазнајте које су то тачке боли с којима се суочавају. Утврдите како је ваша организација најприкладнија за рјешавање њихових проблема у односу на вашу конкуренцију. Наведите елементе који вас издвајају од сличних бизниса на које потенцијални клијенти могу разговарати.
Утврдите да ли постоји могућност буџета или временског оквира, и осигурајте да су ваши интерни ресурси усклађени с тим захтјевима. Када одаберете које ће од ваших понуда највише користити вашој перспективи, мораћете да израчунате своје интерне трошкове пре него што их наведете као цену.
Обезбедите опсег пројекта
Описивање обима пројекта је главна компонента формата писања предлога. Писање ове кључне информације вам даје предност приликом писања предлога. Одвојите мало времена за израду кључних детаља о опсегу. Први елемент је да утврдите ко ће обавити посао унутар ваше организације, ко ће управљати процесом и ко ће бити главна тачка контакта за вашег клијента.
Затим ћете морати да установите шта тачно треба да се уради како би помогли клијенту да управља својим болним тачкама. Наведите кораке које ће ваша организација подузети и процес који ћете користити да бисте ријешили проблеме проспекта. Такође треба да наведете метрике које ће ваша организација користити да би измерила успех резултата.
Коначно, скицирајте распоред у што је могуће више детаља, пружајући кључне тачке које ће ваша компанија погодити како би довршила пројекат до датума који сте предложили. Будите великодушни у процени ваше временске линије, узимајући у обзир све непредвидиве проблеме који се могу појавити. Ово је да пружите вашим потенцијалним клијентима реалан приказ онога што им можете пружити.
Почните са уводом и резимеом
Увођење вашег писма предлога треба да садржи информације о вашој компанији и бренду, са неким подацима о томе ко сте и шта радите. Ако често пишете писма предлога, можда ћете желети да развијете предложени текст о вашој компанији који можете поново користити сваки пут.
Извршни сажетак треба да садржи релевантне тачке вашег предлога. Иако не бисте требали покушати сажети сваки аспект документа, укључите информације о томе зашто је ваша компанија права за посао и како ћете помоћи у управљању болним тачкама проспекта.
Развијте тело предлога
Тијело приједлога мора садржавати детаље о проблему с којим се суочава ваша перспектива. Да бисте показали своје разумевање својих проблема, упознајте се са специфичностима њиховог пејзажа и тешкоћама које свакодневно виде. Ово вам помаже да покажете вашу перспективу да сте добро упознати у областима које су им важне.
Наведите циљеве вашег приједлога. То ће првенствено бити показивање могућности да им помогнете у њиховим пословним проблемима кроз производе или услуге које нудите. Наведите детаље о томе шта чини вашу компанију другачијом од конкуренције и зашто сте боље прилагођени за рад са потенцијалним клијентима него што јесу. То може укључивати разговор о другим организацијама с којима сте радили, приказивање примјера прошлих пројеката и пружање детаља о вашем знању и стручности.
Наведите спецификације и претпоставке
Укључите опсег који сте навели са специфичним цијенама и распоредом. Ваша компанија можда неће знати све детаље о потребама проспекта, тако да ћете можда морати да прихватите неколико ствари, као што су ограничења интерног буџета и временске линије. Те претпоставке можете укључити у приједлог и чак дати неколико опција. На примјер, можете дати процјене за четверотједни преокрет, шестотједни заокрет и осмотједни заокрет, с одговарајућим цијенама за сваку временску линију.
Цлосе Витх Стронг Аргумент
Ваш закључак за писмо приједлога треба да садржи кратак сажетак информација које сте пружили. Захвалите им се што су узели времена да размотре приједлог који сте предложили и пружите им информације о томе шта даље. Важно је укључити позив на акцију у свом пословном приједлогу. Ово може укључивати и позивање вас да даље расправљате о предлогу или успостављате састанак за потписивање споразума. Коначно, укључите информације о томе како вас могу контактирати, с неколико опција као што су е-пошта, телефон и веб-локација.
Пратите најбоље поступке
Да би Ваше писмо за приједлог било дјелотворније, пошаљите заједно попратну документацију. Ово може укључивати студије случаја ваших прошлих клијената, свједочанства задовољних купаца и прорачунских таблица са статистиком која показује вашу стопу успјеха.
Обавезно напишите свој приједлог на меморандуму твртке и израдите га дизајниран од стране графичког дизајнера ако имате доступне ресурсе. Обратити пажњу на визуелни елемент може помоћи вашој компанији да се издвоји из конкурентних приједлога које могу добити.
Не заборавите да наставите
Иако није директно дио документа о приједлогу, један од кључних елемената слања приједлога је да се прати могућност. Позовите или пошаљите е-маил свом проспекту након неколико дана слања писма приједлога како бисте сазнали да ли имају било каква питања или повратне информације у вези с документом. Понудите да разјасните све елементе о којима ће можда требати додатне информације. Пратећи то, ви помажете да култивишете јак однос са перспективом.
