Интерне контроле су политике и процедуре које компаније користе да помогну у спречавању грешака и преваре, које могу укључивати крађе, проневјере, фаворизовање или математичке грешке у финансијским документима. Не морате да будете овлашћени јавни рачуновођа или да имате финансијски степен да бисте увели корисне интерне контроле у вашем пословању или поставили правила за ваше запослене.
Проверите ко-потписнике и овлашћене потписнике
Једна од најчешћих унутрашњих контрола за мала предузећа је захтјев да се чекови потпишу. Ово спречава једну особу да сам напише чек или одобри неприкладно плаћање. Ако ваше предузеће сваког месеца пише више чекова, можда ћете морати да успоставите правило које захтева само два потписа на чековима који су већи од одређеног износа у доларима, као што је 500 УСД. Проверите да ли имате потписану картицу у банци са потписима овлашћених потписника. То омогућава банци да проверава потписе пре него што плати било који чек.
Банк Рецонилатионс
Многа предузећа биљеже све своје уплате и рачуне у главној књизи, што је евиденција о финансијским трансакцијама компаније. Уноси у главној књизи су засновани на писаним чековима, готовини и готовини, електронским депозитима или примљеним плаћањима кредитном картицом. Да бисте уочили грешке у математици и лажне уносе, извршите поравнање банака сваког месеца, упоређујући ваш банковни извод са главном књигом. Ваш банковни извод ће укључивати све депозите које сте направили или примили електронским путем и приказали све уплате које сте извршили. Такође ће укључивати све банковне накнаде које сте платили, што ће вам омогућити да их укључите у главну књигу.
Процедуре набавке
Да бисте били сигурни да ћете добити највише вредности приликом куповине, направите интерну контролу која одређује политике за куповину. Ово може укључивати само кориштење одобрених добављача, који захтијевају конкурентне понуде од извођача или проводе провјеру цијена од неколико произвођача прије него што одаберу једну. То може да подразумева захтев да ваш канцеларијски менаџер проверава онлине цене у неколико канцеларијских продавница пре него што наручи канцеларијски материјал, намештај или другу опрему.
Политике надокнаде
Створити формалну политику расхода за запослене како би се смањиле високе трошкове путовања, смјештаја, забаве и оброка. Ако дозволите запосленима да резервишу своје путовање и смештај када присуствују конференцијама или сајмовима, они могу да резервишу летове и собе које им доносе највише наградних бодова, уместо да изаберу најниже трошкове. Захтевајте да сви путни трошкови буду одобрени од стране супервизора унапред и да сви обрасци за надокнаду трошкова укључују рачуне.
Ревизије
Имати преглед треће стране, куповину, финансијске евиденције, временске листове, надокнаде трошкова и друге пословне активности може помоћи да се уоче и смање грешке и преваре. Унутрашње ревизије дозвољавају једном запосленом или одјелу да прегледа рад другог. Вањска ревизија доводи вањског извођача или фирму да прегледа рад вашег особља. То може укључивати ангажовање овлашћеног јавног рачуновође да прегледа ваше књиге сваки мјесец или квартал. Извршавање прегледа инвентара може вам помоћи да утврдите да ли имате проблема са крађом, прекомјерном испоруком или прекидом.
