"Канцеларија без папира" никада неће бити 100% реализована. Упркос тешком коришћењу рачунара, готово све фирме и даље захтевају неке папирне документе. Ово представља изазов када компаније које зависе од рачунара морају да се повежу са подацима из папирних форми. "Конверзија" физичких података у виртуалне системе може се постићи ручним уносом података, сликањем докумената и оптичким препознавањем.
Ставке које су вам потребне
-
Папирни документи
-
Буџет за опрему и особље
Дефинишите своје пословне циљеве и потребе. Одредите да ли желите да уносите корисничке исплате, обрађујете апликације или архивирате интерне документе. Схватите да ли желите да сачувате стварне слике докумената за електронско складиштење, или једноставно морате да ухватите податке на папиру у компјутерску базу података. Доношење ових одлука ће вам помоћи да одлучите који ће систем за обраду података најбоље одговарати вашим потребама.
Истраживање софтверских решења за предузећа. Тражите софтвер и референце произвођача од компанија које раде сличне податке до онога што намеравате да урадите. Питајте да ли можете да посетите радилишта радећи ону врсту папира-електронске конверзије коју намеравате да урадите. Најбољи начин да одаберете систем је да га видите у акцији. Ако само сакупљате малу количину података из образаца, можете се извући са једном особом која уписује податке у Екцел табелу. Али у савременом пословању то вероватно није случај. Вероватно ћете морати да пронађете софтверски систем, а можда и нови хардвер, ако је снимање документа / слике део вашег плана.
Упоредите софтверска решења која сте истражили и изаберите један. Обратите се продавцу или дистрибутеру софтвера да започнете процес куповине система и да га инсталирате. Први корак, опћенито познат као "откриће", је када продавац путује на вашу локацију како би одредио ваше точне потребе и најбоље рјешење за њих.
Останите у контакту са продавцем током откривања и током инсталације. Поставите многа питања и преузмите власништво над пројектом; охрабрите све запослене који ће обављати активности прикупљања и уноса података да то учине.
Тестирајте систем у потпуности. Ако постоје било какве грешке или празнине у решењу, најбоље је да их пронађете док је продавац на лицу места. Ово ће учинити брже рјешавање проблема и рјешавање проблема.
Савети
-
Радите са реномираним продавцем и покушајте да добијете повратне информације од једног од претходних клијената продавца.
