Поступци резервације услуга угоститељства штите продавца и клијента. Продавци гарантују да ће клијенти испунити своју обавезу тако што ће клијент потврдити датум, број гостију, мени и друге специфичности догађаја. Клијенти гарантују да ће им датум одржавања банкета бити потврђен испуњењем рокова плаћања, као и комуницирање њихових додатних потреба за особље банкета.
Састанак и преглед уговора
Угоститељска услуга има иницијални састанак и преглед уговора са потенцијалним купцем као дио процедура резервације. Продајни представник ће прегледати одредбе и услове, као и све аспекте процеса резервације, а истовремено разматрати трошкове. Потписи од клијената за резервацију су потребни и свједоци. Уговор се даје клијенту, а копију задржава продавац.
Депозит
Депозит се обично захтева приликом наручивања угоститељских услуга.Депозит може бити потребан за одржавање датума и одређеног мјеста; у зависности од продавца, овај депозит може бити потребан чак и пре потписивања уговора и потписивања уговора убрзо након тога. Копије рачуна за извршене уплате се достављају клијенту.
Трошкови отказивања
Депозити се обично не враћају, али се могу наплаћивати накнаде за отказивање. Накнада за отказивање се наплаћује ако се догађај одложи. Друге политике и процедуре резервације могу бити развијене за ситуације у којима клијент жели да се креће, али не одлаже датум. За промене датума може се наплатити накнада. (реф 2)
Деад Деадлине
Друга процедура је постављање рокова за коначне наруџбе хране. Иако уговор и друге процедуре диктирају трошкове, депозите и захтјеве за отказивање, увијек је дио процеса да се одреди рок када се коначни број потребних оброка и пића достави угоститељском предузећу. Вјенчања, забаве, конвенције и сајмови предају своје коначне бројеве три дана прије великих догађаја; они такође пружају ажуриране информације о посебним захтевима за оброк, као што су оброци за оне који имају дијабетес, алергије или за децу.
