Привредници свакодневно користе различите облике маркетинга и комуникације. Дизајн и садржај меморандума који се користи за сваку врсту комуникације често је прва ствар коју перспектива види о компанији. Иако дизајн и креативност имају бескрајне могућности, компаније се обично придржавају четири стандардне меморандуме у пословној комуникацији.
Стандард Леттерхеад
Стандардни меморандум се обично односи на ентитет у целини и обично се користи у административне сврхе или у сврху пружања услуга. Публика је обично генерална и широко распрострањена, а писмо може бити формуларни документ, као што је стандардно писмо, обавештење или фактура. Стандардни меморандум обично садржи само име и адресу компаније, као и логотип или водени жиг логотипа ако га компанија има.
Специализед Леттерхеад
Специјализовани меморандум је сличан стандардном заглављу осим што обично долази из специфичног одељења компаније као што је рачуноводство, правни или маркетинг. Публика може бити више заинтересована за област из које примају комуникацију. На пример, у малопродајној компанији, публика може бити група добављача за производну област компаније или групу ревизора за рачуноводствено подручје компаније. Као и стандардна меморандум, специјализовани меморандум садржи име компаније, адресу и лого или водени жиг; међутим, специјалистички одјел или подручје компаније је укључено, као и било које друге слике или логотипи посебно за одјел.
Цустом Леттерхеад
Прилагођени меморандум обично је више специфичан за одређену тему од других типова и обично долази од једне одређене особе. Ове меморандуме се обично користе за међусобне комуникације као што су белешке или презентације. Они се такође користе за екстерне комуникације и обично нису намењени за коришћење у обрасцима. Коришћењем малопродајне индустрије као примера, менаџер пројекта може да има сопствени кориснички меморандум који ће користити за слање екстерних комуникација својим независним извођачима. Заједно са називом компаније, адресом, логотипом и специфичним подручјем, кориснички меморандум такође садржи име пошиљаоца, као и њене пословне контакт информације.
Екецутиве Леттерхеад
Извршни меморандум је сличан обичном меморандуму у смислу да је његова циљна публика и предмет специфична за једну особу или проблем. Овај посебни меморандум је резервисан за особље на нивоу директора или више и користи се за сврхе које се крећу од писама о завршетку до понуде. Извршни меморандум се такође може појавити на писму од једног конкретног извршног органа. На пример, извршна власт може имати много различитих слова за обрасце који се шаљу за задате сврхе. Иако су они природни, примаоци имају већу вероватноћу да покажу одговарајући одговор када примају комуникацију са одређене више позиције, за разлику од примања писменог обрасца који се шаље вишеструким примаоцима на стандардном меморандуму. Извршни меморандум је форматиран слично као и оригинални меморандум, мада може означити наслов одређеног пошиљаоца болдер или већим фонтом. Папир је такође типично квалитетнији.
Дизајн и формат
Сва писма компаније морају бити јединствена по дизајну, али стандардна што је више могуће у формату. Дизајн би требао одмах показати вашој публици културу и заштитни знак ваше компаније. На пример, ако ваша компанија има специфичне маркетиншке боје, логотипе или слогане, оне треба да буду укључене у све меморандуме. Ако користите само црно-белу штампу, ваш лого и слоган ће бити још истакнутији. Фонт вашег заглавља треба да се истакне; међутим, то не би требало бити претерано или нечитљиво за читаоца. Наиме, ваш меморандум не би требало да заузима више странице него што је потребно.
