Обавјештавање о додјели додатних дужности кроз интерни меморандум компаније је добар начин за успостављање одговорности и осигуравање да ваш запосленик разумије нове дужности. Баш као што радите са било којим другим пословним дописом, држите га кратким и јасним тако што ћете укључити само онолико информација колико је потребно да запослени разуме упутства.
Мемо Формат
Напишите јасан, описан наслов. Ако шаљете допис путем е-поште, унесите и наслов у поље за тему, означите поруку е-поште са ознаком високе важности и укључите потврду читања. Иако обично треба да пратите типичан формат белешки тако што ћете укључити заглавље, уводну изјаву, сегмент задатака и завршне, дискусијске и резиме секције обично није потребно. У сегменту задатка користите нумеричку листу или тачке за идентификацију и означите нове или додатне дужности.
Информативни садржај
Сегменти отварања и задатака су најважнији одељци ове врсте белешки. Обезбедите неопходне основне информације у уводном делу. На примјер, реците запосленику зашто додјељујете додатне дужности и када ће те нове дужности почети. Наведите датуме и времена за било које састанке који се могу одржати прије него запосленик преузме додатне дужности. Ако је потребно, обезбедите контакт особу на коју запослени може да се обрати за питања. Дефинишите сваку додатну дужност - јасно и потпуно - у сегменту задатка. Затворите допис са кратком захвалницом и искреном подршком.
