Ефективни комуникациони системи су саставни део успешног пословања. Да би остала конкурентна и продуктивна, компанија мора развити организован, ефикасан приступ одговарајућем и комуницирању са својим запосленима, као и са клијентима, добављачима и другим професионалцима. Срећом, пословна комуникација се временом развијала и укључује различите врсте пословних порука, од једноставних и испробаних до истинитих до технолошки софистицираних.
Поруке пословног телефона
Ако ваша фирма има више од једне особе, на крају ћете морати одлучити који је најбољи начин за снимање и дистрибуцију долазних телефонских порука. Неке фирме запошљавају некога да скенира телефонске позиве, запише поруке од позиваоца и дистрибуира их запосленима за које су намењени. Друге компаније користе аутоматизовани систем говорне поште у којем позиватељи остављају своје поруке као гласовне записе. Са говорном поштом, сваки запослени је одговоран за праћење својих порука. Неки мањи бизниси само постављају кутије говорне поште за одвојена одељења компаније, уместо појединачних запослених.
Оффице Мемос
Меморандуми (меморандуми) су врста преписке коју запослени могу користити за комуникацију унутар свог одјела или између одјела исте твртке. Записи су обично кратке природе и немају формално форматирање спољне писане пословне кореспонденције. Међутим, меморандуми имају формат и општу структуру. Сваки бизнис форматира меморандуме у складу са својим преференцама, али опћенито, подсјетници приказују приматеља, пошиљатеља и субјекта на врху, понекад у масним словима. Тело поруке је испод ове информације у обичном типу. Запослени могу лично доставити меморандуме или користити дистрибуцију поштанских пошиљака. У оквиру неких професија, као што су правна и здравствена област, људи користе меморандуме за слање кратких порука другим професионалцима и, у неким случајевима, клијентима. Људи могу слати ове врсте дописа путем поште, е-маилом и факсом.
Бусинесс Емаил
Данас многе компаније користе кореспонденцију путем е-поште као начин комуницирања унутар компаније, као и са клијентима, добављачима и другим предузећима. Ако предузеће има веб локацију, запослени могу имати адресе е-поште са именом домене компаније, као што је "емплоиееенаме@цомпанисите.цом". Е-маил преписка је мање формална него рукописна кореспонденција, чињеница која има своје предности и недостатке. Многе компаније које дозвољавају својим запосленима да користе адресе е-поште компаније сматрају корисним успостављање јединственог стандарда за е-пошту компаније. Компаније могу ограничити употребу запослених само у пословне сврхе и строго регулирати које врсте привитака е-поште запослени може преузети. Ако пословни субјект има уговор о повјерљивости са својим запосленицима, овај уговор ће се вјеројатно проширити и на употребу е-маил преписке од стране запосленика. Пословање је у оквиру својих права да захтева од запосленог да заступа компанију у позитивном светлу, а одговара е-маил адреси компаније. Неке фирме могу захтевати да запослени који користе е-пошту компаније додају аутоматски е-маил потписима. Овај потпис може укључивати пуно име и презиме запосленог у фирми, као и име фирме, број телефона, веб страницу и друге релевантне информације.
Пословна кореспонденција
Професионална пословна кореспонденција има дугу и формалну историју. Предузећа често наручују дизајн меморандума на којем се штампа сва пословна кореспонденција. Дизајн заглавља може садржати логотип компаније као и опће контакт информације, као што су адреса поште, бројеви телефона и факса и адреса веб локације. Неке компаније прилагођавају главни предложак за заглавље за појединце унутар компаније, додајући особне екстензије и појединачне адресе е-поште контактним информацијама. Писана пословна кореспонденција има формалну структуру. Иако се тачан формат може разликовати, генерално, датум се појављује на врху слова, а име и презиме, назив, компанија и поштанска адреса примаоца су испод датума. Не морате да додајете линију предмета или ознаке поља, као што је "До:" поред имена и адресе примаоца. Писана пословна кореспонденција користи уводне поздраве, као што је "Драга" на почетку, а затим име примаоца, и завршне поздраве на крају, као што је "Искрено", са именом пошиљаоца испод. Пошиљалац можда жели ручно потписати писмо за лични печат. Ако је неко други, а не пошиљалац писма, написао или куцао, дактилограф треба да садржи иницијале пошиљаоца, двоточку и њене иницијале испод потписа. Ако се исто писмо шаље вишеструким примаоцима, треба га упутити главном примаоцу, а затим све остале примаоце треба означити на дну е-поруке поред слова "ЦЦ", што значи "копија".
