Понуде уговора су саставни дио процеса додјеле приватних или јавних уговора квалифицираним компанијама. Компаније, агенције и појединци оглашавају пројекте који су им потребни, објављујући захтјеве и отварајући процес лицитирања. Извођачи који могу испунити захтјеве за посао подносе понуде за уговоре у којима се наводи како предлажу завршетак пројекта и по којој цијени. По истеку периода за подношење понуда, уговор се додељује најнижем понуђачу. Понуде уговора могу покривати широк спектар услуга, укључујући грађевинске послове, продавце, електричне, водоводне и јавне пројекте. Највећи уговорени сектори су у савезним, државним и локалним властима, гдје је уговорно надметање обично потребно по закону.
Фунцтион
Функција уговорне понуде је да обезбеди фер процес одобравања уговора. Понуде уговора омогућавају свакој компанији која може испунити захтјеве компаније или агенције да понуди уговору могућност да покуша да слети посао без бриге о партизанству или непоштеној конкурентској пракси. Понуде по уговору такође дозвољавају некоме ко тражи извођача да обави посао по најнижој могућој цени. Ово подстиче конкуренцију, која је кључна у отвореној тржишној економији. Када је ријеч о државним и савезним уговорима, процес помаже у одржавању додјеле уговора у јавности и штеди доларе пореских обвезника.
Врсте
Понуде уговора су осмишљене тако да испуњавају захтјеве три основне врсте понуда за понуде. Неке понуде уговора су запечаћене, а друге су отворене за ревизију. Три типа уговорних понуда су: Позиви за понуде (ИФП) су такође познати као запечаћене понуде и обично их користе компаније или агенције које траже добављаче или грађевинске услуге. Приједлог ИФП-а садржи спецификације уговора, а понуђачи морају испуњавати ове захтјеве како би били прихватљиви за разматрање. Ове врсте уговорних понуда запечаћене су чим се доставе и не могу се мијењати за вријеме или након поступка надметања. Недостатак преговора чини ову компетитивну форму надметања у уговору у којој носилац уговора одржава строгу контролу над цијелим процесом. Захтев за понуду (РФК) је сличан ИФП-у где су спецификације уговора детаљно описане у предлогу. Међутим, са РФК-ом, понуђачима је дозвољено да се састану са компанијом или агенцијом пре него што поднесу понуду да постављају питања или разговарају о разним питањима. Ове понуде су понекад отворене за ревизију и измјене након што су достављене. Захтев за подношење предлога (РФП) је предлог уговора који се обично користи за специјализовани сервис где је власнику уговора тешко да процени одређени износ у доларима. Компанија или агенција која нуди уговор даје општу идеју о услугама које тражи у свом почетном предлогу. Од понуђача се обично тражи да присуствују састанцима пре понуде, где се разматрају и даље дефинишу услови уговора. Уговорни понуђач подноси понуду, која садржи спецификације за пројекат и они одређују износ у доларима. Понуде за уговоре о РФП често су отворене за преговоре у току трајања уговора и након додјеле уговора.
Временски оквир
Већина процедура за уговарање подразумијева временски оквир који може трајати неколико тједана до неколико мјесеци. Уобичајена процедура лицитирања се одвија на следећи начин: 1. Понуда за понуду се јавно оглашава, обично у новинама или на веб сајту. Приједлози се могу оглашавати тједан дана или до мјесец дана. Предлог садржи спецификације уговора и даје упутства о томе како добити пакет предлога. 2. Предузећа достављају своје понуде за уговоре. Понекад је потребна предконференцијска конференција где се двије стране могу окупити и разговарати о детаљима уговора. 3. Понуде се отварају на унапријед одређени датум. Они се читају и уговору се додељује понуда која најближе испуњава услове предлога по најнижој цени. Победнички понуђач се обично обавјештава путем писма о додјели уговора.
Разматрања
Постоји много важних ствари које треба узети у обзир приликом састављања понуде за контакт. Прва ствар коју треба размотрити је како се профил компаније понуђача уклапа у потребе будућег клијента. На примјер, већина федералних и државних агенција разматра понуде које дају компаније које су у власништву жена или мањина пред другим понуђачима. Они такође узимају у обзир компаније са великом мањинском радном снагом и компаније из географских области које су проглашене зонама економског развоја. Друге ствари које треба узети у обзир приликом постављања понуде укључују: опрему која може бити купљена или вриједност амортизације на опреми која је већ у власништву, распоред плаћања, трошак рада укључујући платни списак, порезе и бенефиције, режије, трошкове везивања и профит маргин. Готово сви пакети уговорних понуда морају садржавати ове ставке, обично у листи са детаљним понудама. Други облик укључен у већину уговорних понуда је додатни посао и додјела промјена. У овом обрасцу, понуђач мора размотрити шта се дешава ако је потребно додатно радити на завршетку пројекта који није био детаљно описан у оригиналном приједлогу. Понуђач треба да направи план који ће дати грубу процену трошкова и времена у случају да се такав догађај деси или ако су изненада потребне промене у последњем тренутку.
Упозорење
У већини ситуација у којима се уговара понуда, најнижи понуђач добија уговор, али први пут ући у процес надметања, многи понуђачи често праве грешку подбацујући предлог уговора. То може довести до тога да компанија изгуби новац или није у стању да испуни захтјеве пројекта. Понуђачи морају пажљиво размотрити колико ће их уговор коштати у смислу радне снаге и снабдијевања, док ће и даље узети у обзир профитну маржу. Један од начина да се избегне под-надметање је истраживање колико друге компаније наплаћују вршење сличних услуга. У случају владиних уговора, агенције су обавезне да објављују прошле уговоре, што омогућава компанијама да виде колико су друге компаније понудиле сличне уговоре.
