Унос података је можда један од најважнијих аспеката успјеха компаније. Када се подаци додају исправно, информације које се шире могу помоћи руководиоцима да планирају унапред, одреде циљеве и помогну у отклањању недостатака. Када се информације унесу у компјутерски систем са грешкама, закључци су искривљени и нетачни, на боље или на горе. Због тога је прецизност и ефикасност коју оператери за унос података уносе у информације од највеће важности.
Иницијални улаз
Оператори за унос података иницијално уносе податке у системе који представљају или пословне циљеве или информације. Понекад ови подаци остају релевантни, али често се распадају током времена. Из тог разлога, професионалци за унос података морају уносити нове информације на револвинг основи. Ако су почетне информације нетачне, компанија ризикује да има двоструке уносе који стварају више посла него што је потребно. Када се то догоди, администратори ће можда морати да ручно претраже и очисте застареле и нетачне информације. Ако су почетне информације тачне, оператор уноса података треба само да унесе нове податке да би креирао ажурирање.
Валидација уноса података
Неке компаније користе програме валидације уноса података, што смањује шансе за унос нетачних података у систем. У почетку, потребно је више времена од оних система који не проверавају двоструко или троструко. Међутим, дугорочно, програми валидације могу уштедети драгоцено време и новац у пословању тако што ће смањити потребу за повратком на старе записе и исправити грешке из прошлости. У програму за проверу ваљаности, оператор уноса података мора проверити унете податке више од једном пре него што се прихвати. Неки програми дозвољавају нумеричке уносе у одређена поља на обрасцу и обрнуто.
Софтверски програми
Нису сви проблеми у тачности уноса података генерисани људима. Јефтини и неефикасни програми за валидацију података могу имати грешке, програмске недостатке и друге проблеме. Веће организације захтевају прецизније и тачније програме за складиштење података, док мањим компанијама можда нису потребни тако строги захтеви. Одлучујући фактор је како јефтини или скупи пакет за контролу података утиче на крајњи резултат компаније. Да ли програм пропушта неколико знакова или погрешно интерпретира децималну тачку може бити разлика између неколико новчића и тисућа изгубљених долара.
Повећање вредности
Када нетачни подаци остану у бази података компаније, то може негативно утицати на његову пуну вриједност. Застарјеле информације, као што су застарјеле обавијести о закупу или старе процјене које нису ажуриране, могу довести до тога да се компанија чини мање профитабилном него што је заправо. Ово може негативно утицати на способност власника предузећа да у будућности добије финансирање, да добије више посла или да га прода касније. Одржавање тачне евиденције и њихово свакодневно ажурирање је императив за одржавање и повећање вриједности компаније.
