Несреће се дешавају. Понекад су резултати мањи; неке несреће, као што су олупине влака или авиона, изливања хемикалија или других супстанци или експлозије могу имати драстичне посљедице. Након сваког озбиљног инцидента, јавност има право да зна шта се десило и шта се дешава како би се поправило све што се догодило. Одељење за односе с јавношћу компаније може доставити медијима почетну изјаву која садржи основне чињенице о инциденту и омогућава људима да знају да се бавите ситуацијом. Изјава мора бити пажљиво написана јасним и концизним језиком.
Именовати особу која ће израдити и / или доставити изјаву о задржавању медијима. Обично, предузећа запошљавају особље за односе са јавношћу да би се бавила овим питањима. Схватите, међутим, да би медији можда требали да чују од стварних доносилаца одлука у компанији, као што је власник или главни извршни директор.
Започните своју изјаву изражавајући своју забринутост за било коју жртву и своју емпатију за ситуацију.
Наведите основне чињенице о инциденту. Према САЕ Цоммуницатионс, ваша изјава треба да одговори на основна питања о томе шта се догодило, ко је био укључен, када се то догодило, где се то догодило и зашто се то догодило. Не прекривајте или игноришите било коју од ових тачака. Ако постоје чињенице које нису спремне за дијељење, обично можете објаснити разлог за то; на пример, желите да обавестите породице жртава пре него што објавите њихова имена. Исто тако, можете одбити разговор о узроку инцидента детаљно све док се резултати истраге не заврше.
У већини случајева озбиљне несреће или инцидента, компаније не послују саме, већ сарађују са особама које први реагују и другим организацијама, које се обично односе на владу. Споменути те агенције и тип укључености важне су вијести, а такођер помажу у ублажавању страхова опћенито - већина људи се смирује знајући да су агенције за хитне интервенције укључене у хитним случајевима.
Наведите временску линију када ћете се поново обратити медијима и како медији могу контактирати организацију за више информација. Објасните да ли ће и када ће руководство компаније, као што је ЦЕО, бити на располагању за решавање питања и забринутости.
Упозорење
Немојте нагађати или шпекулисати о ономе што не знате, а не приписивати кривицу. У јесен 2014. године, пацијент заражен еболом био је непрописно пуштен из болнице у Далласу. У својим раним изјавама, болница је окривила своје сестре за пуштање на слободу; када су две медицинске сестре које су касније биле укључене у лечење пацијента инфициране, болница је сугерисала да су прекршили протокол. Болница је повукла те оптужбе суочавајући се са додатним информацијама које су указивале на то да медицинске сестре нису учиниле ништа лоше, и да је медицинско особље у ствари одговорно за грешке, али да је тада његова репутација била озбиљно нарушена.
