Поједностављење процеса набавке захтева креирање специфичних корака за куповину како би се смањило време између тренутка када особа захтева ставку и када је прими. На основу вашег тренутног процеса куповине, можете да поједноставите свој систем тако што ћете променити ко је укључен, одобравати више овлашћења за куповину и успостављати посебне политике продаваца.
Идентифи Веакнессес
Први корак у поједностављењу процеса набавке је утврђивање зашто то желите. Можда трошите превише. Ваши запослени могу бити мање продуктивни јер морају чекати опрему која им је потребна. Ваши клијенти могу бити незадовољни јер не можете добити материјал довољно брз да бисте испунили наруџбе. Ваши обрасци или чак недостатак ефикасне папирологије могу узроковати уска грла. Када сазнате који су ваши проблеми са куповином, можете да проучите свој процес да бисте видели шта може да буде узрок проблема.
Централизујте или децентрализујте
Један од начина за поједностављење процеса куповине је централизација са једном особом или одељењем. Уместо да члан особља оде до њеног руководиоца одељења, који затим одлази до главног оперативног директора, који затим иде код финансијског менаџера, дозвољава запосленима да подносе захтеве директно једном агенту за набавку. То може смањити вријеме потребно за одобрење куповине јер је једна особа одговорна за временски оквир.
Међутим, ако већ имате овај тип централизованог процеса куповине, то би могао бити ваш проблем. То се може догодити када је агент набаве преплављен захтјевима које има за истраживање. Ако је то случај, размислите о томе да први одељења одобри куповину, коју онда предају финансијском одељењу. Да бисте на најбољи начин искористили ову врсту система, креирајте датум “до” за све ваше обрасце како бисте осигурали да сви укључени знају када је наруџба доспјела и знају да ће бити одговорни.
Повећајте ауторитет набавке
Други начин за рационализацију куповине је да се више запослених овласти за куповину. Ово може довести до прекорачења трошкова ако не постављате одређене параметре, као што су роба и услуге које одређени запосленик може да купи, ограничење на количину купљених производа и које добављаче може да користи. Размислите о томе да дозволите запосленима да врше мање куповине, посебно оне редовне које се обично одобравају, као што је канцеларијски материјал. Ако можете да контролишете коришћење кредитних картица компаније од стране појединачних запослених, издајте картице члановима особља са ауторитетом за куповину, допуштајући им да врше куповину путем интернета, цигле и малтера или телефона, а да не захтевају чек или кредитну картицу од рачуноводства. Направите строге смернице компаније за коришћење кредитних картица компаније.
Пре-одобрење добављача
Ако особље треба да истражи и потврди добављаче сваки пут када изврши куповину, направите листу одобрених добављача које могу користити. Ово вам помаже да радите са добављачима које познајете и можете да креирате куповину волумена, што може довести до попуста за продавце. Поставите систем за куповину са одобреним добављачима тако да они не морају да покрећу кредитни извештај о вама сваки пут када запослени изврши куповину. Дајте продавцима листу запосленика који могу да купе, или користите куповни код компаније који дајете одабраним запосленима. Захтјев за форму приједлога или предложак који ваши запосленици могу користити када је потребно да добију вишеструке понуде на послу, поједноставит ће процес уклањањем потребе да чланови особља направе документе за понуде.
Побољшајте планирање куповине
Ако унапред знате да морате да купите одређену робу и залихе, закажите ове куповине током спорих времена у вашој компанији, унапред. Ово може помоћи да се смањи куповина која се губи у мору папирологије, захтијевајући упите на нивоу одјела и убрзане захтјеве. Нека ваши руководиоци одељења подносе кварталне захтеве за куповину, укључујући датуме испоруке, и нека ваш агент за куповину изради календар за куповину.
