Извештај о позивима је важан аспект вођења успешног пословања. Продавци и други професионалци користе извештаје о позивима да би забележили детаље о свим телефонским позивима које обављају, као и посете потенцијалним и постојећим клијентима. Извештаји о позивима обично укључују оно о чему се разговарало, исход разговора и све друге релевантне информације. Ови извештаји се затим достављају супервизорима и користе се за вођење евиденције о контактима са клијентима. Они такође могу дати супервизорима вриједне повратне информације о радном учинку запосленика.
Почните са документовањем са ким сте разговарали. Укључите детаљне информације о тој особи. То може бити клијент, потенцијални клијент или клијент који се враћа. Извештај о позиву треба да садржи име особе, назив посла, компанију, контакт информације и све друге карактеристике које одређују. Пример карактеристике може бити да је ова особа спремна за промоцију која би му дала више моћи у компанији.
Укључите у извештај да ли сте разговарали са било ким другим током позива или посете. Можда сте разговарали са рецепционарком или асистентом, или је неко други из компаније могао бити присутан на позиву за продају. Обавезно укључите релевантне информације о трећем лицу, на пример, ако она има могућност да донесе одлуку о томе да ли компанија купује од вас.
Запишите сврху позива и да ли је то било лично или телефоном. Можда сте покушавали да направите продају, добијете информације или само ухватите постојећег клијента. Објашњење сврхе позива је важно зато што ћете ви и ваш супервизор морати да анализирате да ли је позив био успешан.
Додајте своје мишљење о успеху позива на извештај о позиву. Успех се обично одређује резултатом. На примјер, ако је коначни резултат продаја, позив је највјеројатније био успјешан. Међутим, успех није увек црн или бели. Можда сте покушавали да успоставите контакт са потенцијалним новим клијентом. Стога, ако сте били у могућности да разговарате са том особом, позив је био успешан без обзира да ли је продаја затворена или не.
Укључите све друге информације за које сматрате да су релевантне у извјештају о позиву. Изглед и дојам канцеларије или расположење особе с којом сте разговарали могу бити потенцијално релевантни за коначни резултат позива или посјета. Такође, такве информације могу диктирати како ћете приступити контактирању ове особе у будућности. На пример, ако потенцијални клијент изгледа узнемирен вашим продајним приступом, ваш супервизор може предложити да други продавац у вашој канцеларији има другачији приступ продаји и покуша да контактира ову особу у будућности.
Савети
-
Обавезно користите правилан правопис и граматику у извештајима о позивима. Не желиш да нервираш свог супервизора једноставним грешкама. Уосталом, он можда користи ваше извештаје о позивима да процени ваш посао и вредност за компанију.
