Одржавање организованог пословног окружења је кључна компонента успешног предузећа. Канцеларијске процедуре су смјернице за организовано окружење.Пратећи детаљне кораке за подешавање уредских процедура, ваш тим се може фокусирати на посао, а не на ствари које вас одводе.
Прегледајте тренутне процедуре. Разумијевање постојећих процедура ствара основу за промјене. Ако се не успоставе никакви поступци, писање процедуралних запажања је добар први корак.
Прикупите повратне информације од запослених. Када се ухвате ваше основне канцеларијске процедуре, прикупите додатне повратне информације од сарадника. Питајте их: "Шта би требало да се промени? Шта се може променити? Да ли је редослед уредског поступка исправан?"
Идентификујте које процедуре раде. Знајући шта ће радови помоћи ће помоћи вашем фокусирању на процедуре које не функционишу.
Идентификујте које процедуре не раде. Наглашавајући подручја побољшања, препоруке се могу радити на њима.
Препоручите измене процедурама које не функционишу. Користите списак из горе наведеног корака и састајте се са другим запосленима да бисте доставили препоруке за измене процедура које не функционишу.
Детаљно наведите кораке процедура у уреду. Сада када имате листу процедура које раде и препоручују се решења за оне који то не чине, напишите их детаљно. Фокусирајте се на то како се један процес повезује с другим.
Објавите службене процедуре запосленима. Детаљну документацију треба поделити са свим запосленима тако да свако може да користи канцеларијске процедуре.
Савети
-
Канцеларијске процедуре се најбоље објављују уз помоћ приручника за обуку, сесија питања и одговора и документа „често постављана питања“. Никада немојте претпостављати да процес функционише. Наставите са праћењем ради сталног побољшања.
Упозорење
Канцеларијске процедуре се понекад виде као препреке за обављање посла, тако да неки запослени могу бити тврдоглави да би се променили. Фокусирајте се на предности уредског процеса.
